При обеспечении деятельности любого юридического лица возникает необходимость создания, учета и хранения документов, причем не просто в шкафах и стеллажах, а упорядоченно, структурировано и с возможностью быстрого поиска. Как навести порядок в документах и организовать делопроизводство читайте далее…

Термины и определения

Для начала узнаем значение самого термина делопроизводство ряда других основных терминов, в этом нам поможет ГОСТ Р 7.0.8—2013 Делопроизводство и архивное дело, в котором понятие делопроизводство — это деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.

В свою очередь,

документ — это зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

документирование — запись информации на носителе по установленным правилам.

документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

оперативное хранение документов — хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив организации или уничтожения

архивное дело — деятельность, обеспечивающая организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

Документационное обеспечение деятельности

Нормативная база делопроизводства

При организации либо наведении порядка в делопроизводстве предприятия необходимо ознакомится с основными нормативными документами, которыми делопроизводитель должен руководствоваться при разработке, организации движения, учета и хранения документов:

Трудовой кодекс РФ

Профстандарт №447 «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией»

Федеральные законы о защите информации, персональных данных, архивном деле

Стандарты работы с документами

Нормативные правовые акты, изданные на предприятии

Мероприятия по организации делопроизводства

Изучив нормативную базу, приступаем к работе:

• Определяем основные виды документов предприятия, необходимые для его работы.
• Сокращаем и выводим из оборота устаревшие.
• Изучаем и анализируем составление и оформление документов на предприятии.
• Разрабатываем фирменные бланки.
• Составляем файлы образцов основных видов документов.
• Обучаем сотрудников предприятия правилам оформления с использованием файла образцов

Затем организуем работу с документами:

• Изучаем и анализируем технологии работы с документами.
• Формируем и оформляем дела.
• Составляем номенклатуру дел.
• Назначаем ответственных за формирование и ведение дел в структурных подразделениях.
• Изучаем порядок регистрации документации с использованием современных программ автоматизации учета.
• Вводим ежегодную обработку документации предприятия для последующей передачи в архив или на уничтожение.
• Внедряем электронный документооборот.
• Составляем инструкцию по документационному обеспечению предприятия.

После проделанной работы важно поддерживать порядок и сроки исполнения. Удачной всем работы!

Более подробную информацию с реальными примерами из практики вы можете получить, пройдя в Учебном центре «Южная Столица» профессиональное обучение по профессии Делопроизводитель или курс повышения квалификации Документационное обеспечение работы с персоналом.