Создавая организационно – распорядительную документацию после 1 июля 2018 года, рекомендуется придерживаться новых правил, определенных в ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Так как нормы делопроизводства, основывающиеся на действующем ранее ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации…» претерпели изменения, а сам ГОСТ отменен.
Соответствовать требованиям нацстандартов, разработанных и утвержденных позднее 2002 года – добровольное решение компании. Использование в работе положений стандартов на добровольной основе определено в ФЗ № 184 «О техническом регулировании» и ФЗ № 162 «О стандартизации в РФ».
Каждое предприятие самостоятельно решает — внедрять в систему делопроизводства национальный стандарт или нет.
Оформляя документы в соответствии с требованиями ГОСТа они приобретают юридическую силу и являются весомыми доказательствами в суде при возникновении споров. При процессуальных рассмотрениях оценка предоставленных документов происходит, опираясь на стандарт.
Если в организации принято решение вести делопроизводство в соответствии с стандартом, то он становится нормативным документом для компании. За отказ от применения требований стандарта административная ответственность не предусмотрена.
Применение стандарта способствует оптимизации бумажного и электронного документооборота между различными юридическими лицами.
Сфера применения ГОСТа распространяется на все документы организационно-распорядительного характера.
Реквизиты документа, используемые при создании и оформлении документов претерпели изменения, хотя их количество осталось прежним — 30. Новым ГОСТом введено 4 новых реквизита, а один из ранне действовавших – отменен. Сравнительную таблицу реквизитов можно скачать в конце статьи.
В этой статье рассмотрим применение новых реквизитов, рекомендованных ГОСТом.
Реквизит 06 – наименование структурного подразделения – автора документа.
Его располагают под названием предприятия на бланках писем и в документах подразделений (отдел, участок, и пр). По рекомендации стандарта оформлять этот реквизит необходимо заглавными буквами. К примеру, «КРАСНОДАРСКИЙ ФИЛИАЛ» (приложение В.5 к ГОСТ Р 7.0.97-2016).
Реквизит 07 – наименование должности лица – автора документа
Размещают под названием предприятия или наименованием территориально-административных единиц в бланках должностных лиц, руководителей органов федеральной и муниципальной власти субъектов РФ, в строгом соответствии наименованию должности в приказе о назначении. К примеру, «ДИРЕКТОР ФИЛИАЛА» (приложение В.5 к ГОСТ Р 7.0.97-2016).
Реквизит 14 – гриф ограничения доступа к документу
Располагают на документах с информацией, доступ к которой имеет ограниченное количество лиц. Место штампа в верхнем правом углу 1-го листа документа (образец ниже).
Применяемые на предприятии рифы не должны противоречить законодательным актам РФ и быть зафиксированы в локальных актах компании. Документы, содержащие конфиденциальную информацию можно отмечать грифом: «Конфиденциально», «Секретно» и пр.
Реквизит 23 – отметка об электронной подписи
При необходимости визуализации электронного документа (юридической силой обладает лишь файл документа в формате xml), подписанного электронной цифровой подписью в месте, отведенном для собственноручной подписи проставляют штамп об ЭЦП.
При этом необходимо соблюдение следующих условий:
– все детали должны быть видны и читаемы (номер ЭЦП, ФИО владельца, срок действия сертификата ЭЦП);
– наличие слов «Документ подписан электронной подписью».
Обучиться делопроизводству или повысить свою квалификацию в нашем учебном центре можно очно и дистанционно.
Сравнение реквизитов старого и нового ГОСТов по делопроизводству в таблице. Скачать.